Ein weiteres mächtiges Werkzeug von Excel ist die Funktion Teilergebnisse. Über die Möglichkeit hinaus, die ich auf der Seite Autofilter vorgestellt habe, bietet die Funktion noch einiges mehr.
Zunächst wird die Tabelle nach dem Begriff sortiert, der die Grundlage für die Gruppierung der Tabelle bildet. In meinem Beipiel ist das die Spalte Verkäufer. Anschließend wird eine beliebige Zelle in der Tabelle selektiert.
Der Aufruf erfolgt über Daten/Teilergebnisse... Es öffnet sich folgendes Fenster:
Dort werden verschiedene Einstellungen vorgenommen. Unter Gruppieren nach: wird die Spaltenüberschrift eingestellt, nach der die Tabelle sortiert wurde. Bei Unter Verwendung von: wird ausgewählt welche Teilergebnisse ermittelt werden sollen. Als letzte Einstellung werden unter Bezogen auf: die Spalten ausgewählt, von denen Teilergebnisse gesucht werden. Zu diesem Zweck habe ich Stück und Gesamtpreis ausgewählt. Mit einem Klick auf OK wird der Vorgang beendet.
Leider kann man sich immer nur für eine "Statistik"funktion entscheiden. Es ist aber möglich, in den verschiedenen Spalten zu unterschiedlichen Teilergebnissen zu kommen. Da muß man ein wenig nachhelfen. In meinem Beispiel wollte ich unter Stück nicht die Summe der Werte haben, sondern die Anzahl der Vorgänge.
Zunächst einmal mußte ich aber die Summen hinnehmen. Danach habe ich dann die Spalte selektiert und unter Bearbeiten/ersetzen... folgende Eingaben getätigt:
Damit wurden die Formeln: =TEILERGEBNIS(9;E2:E87) auf =TEILERGEBNIS(2;E2:E87) geändert. Sie geben nun die Anzahl der Zeilen (sprich Vorgänge) und nicht mehr die Summe der Werte aus.
Die Bedeutung der 11 möglichen Werte, zur Steuerung der Teilergebnisformel habe ich am Ende der Seite aufgelistet.
Jetzt stellt sich die Tabelle so dar:
Nun noch einige Anmerkungen zu den "Gruppierungsköpfen" (siehe Abbildung):
Am linken Rand der Tabelle ist eine graue Leiste mit einigen kleinen Schaltflächen entstanden. Wir wollen uns hier kurz mit den Schaltflächen ganz oben, erkennbar durch die Zahlen 1 bis 3 beschäftigen. Drückt man auf die Schaltfäche 1, wird die gesamte Tabelle "versteckt", man sieht nur noch das Gesamtergebnis aus den Teilergebnissen. Drückt man auf die Schaltfläche mit der 2, bekommt man alle Teilergebnisse und die Gesamtsumme(n) angezeigt. Ein Druck auf die Schaltfläche 3 entfaltet die Tabelle wieder zu ihrer vollen Größe.
So sieht die Tabelle aus, wenn die Schaltfläche 2 gedrückt wurde:
Die Schaltflächen mit dem Plus- bzw. Minuszeichen öffnen und schließen den jeweiligen Gruppierungsbereich.
Zum Thema manuelles Gruppieren von Tabellen, werde ich auch noch eine Seite veröffentlichen.
Hier die Auflistung aller möglichen Funktionen in der Formel Teilergebnisse:
Der Wert ersetzt den Buchstaben X in dieser Formel: =TEILERGEBNIS(X;E2:E87)
| Funktion | Bezeichnung | Beschreibung |
| 1 | Mittelwert | Durchschnitt aller Werte |
| 2 | Anzahl | (Anzahl der Zahlen) |
| 3 | Anzahl2 | (Anzahl der Werte) |
| 4 | Max | (Maximalwert) |
| 5 | Min | (Minimalwert) |
| 6 | Produkt | Multipliziert alle Argumente |
| 7 | Stabw | (Standardabweichung von einer Stichprobe) |
| 8 | Stabwn | (Standardabweichung von der Grundgesamtheit) |
| 9 | Summe | Summe aller Werte |
| 10 | Varianz | (Varianz von einer Stichprobe) |
| 11 | Varianzen | (Varianz von der Grundgesamtheit) |
Auch zu diesem Beispiel gibt es eine Beispieltabelle im Downloadbereich.